Multitasking – rozsądna wielozadaniowość poprawia produktywność, nieprzemyślana ją obniża

Wielu pracowników, zwłaszcza biurowych, ma tendencję do wykonywania kilku rzeczy jednocześnie. Z jednej strony to błąd, bo nie pozwala się skupić na jednym, najważniejszym zadaniu i może uniemożliwiać efektywne zarządzanie czasem. Z drugiej strony, umiejętność multitaskingu jest ceniona i niekiedy wręcz wymagana przez pracodawców i warto wyeksponować ją w CV.

Wielozadaniowość jest umiejętnością wykonywania kilku zadań jednocześnie. W dynamicznym środowisku biznesowym i biurowym niemal codziennie dochodzi do sytuacji, w której przygotowując dokument lub projekt należy przerwać pracę, bo nagle pojawiła się potrzeba wysłania pilnego e-maila lub rozmowy telefonicznej. Na pierwszy rzut oka można stwierdzić, że multitasking czyni pracownika bardziej efektywnym. Niemniej wykonywanie wielu zadań bez przypisania im priorytetów i zaplanowania kolejności ich realizacji może mieć skutek odwrotny do zamierzonego – to negatywna strona wielozadaniowości. 

Jakość pracy kontra ilość

Człowiek nie jest maszyną, której tempo pracy można regulować specjalnym mechanizmem. Kiedy zadania są wykonywane w pośpiechu, jedno po drugim, bardzo łatwo o błąd. Trudno skupić się na rozmowie telefonicznej i wyjaśnieniu problemu, podczas tworzenia raportu miesięcznego. Tak rozumiana wielozadaniowość obniża jakość wykonywanej pracy.

Szkolenia z multitaskingu

Eksperci przekonują, że można połączyć poprawę efektywności zarządzania czasem z wielozadaniowością. Szkolenia z zakresu tej tematyki pokazują w jaki sposób radzić sobie w środowisku pracy wymagającym robienia wielu rzeczy na raz, z efektywnym zarządzaniem swoim czasem pracy. Służą temu rozmaite narzędzia, w tym kalendarz i samoprzylepne kartki. Niezbędna jest też rozsądna ocena zadań pod względem ich priorytetu oraz stopnia trudności. Jeżeli do wykonania jest kilka zadań na wczoraj, warto zacząć od najtrudniejszego, wymagającego najwięcej skupienia, a zakończyć na zadaniach najprostszych do wykonania. Łatwiej przygotować ważne dokumenty na początku dnia pracy, kiedy umysł jest świeży, a koncentracja uwagi najsilniejsza. Ostatnie godziny pracy można poświęcić na ważne telefony, wysyłanie emaili czy przygotowanie kopii dokumentów lub ich archiwizację. Umiejętność multitaskingu, która nie jest połączona z efektywnym zarządzaniem czasem pracy, prowadzi często do obniżenia jakości pracy oraz do nieukończenia rozpoczętych zadań.

Zadania „wpadkowe”

Zdarza się, że w czasie pracowania nad jednym projektem zachodzi konieczność wysłania ważnego emaila lub wykonania telefonu, albo innego pomniejszego zadania. Wykonanie tzw. zadania wpadkowego warto odłożyć na moment, do czasu zakończenia pisania jednej części artykułu lub dokumentu, bądź opracowania slajdu prezentacji. W przeciwnym razie powrót do zadania głównego, po wykonaniu wpadkowego może zająć od 15 do 20 minut. Przerywając pracę nad jednym zadaniem, bez zastanowienia, łatwo zgubić wątek.

Wielozadaniowość a motywacja pracownika Wielozadaniowość pomaga w utrzymaniu motywacji pracownika na wysokim poziomie, stwarzając wrażenie, że pracownik wykonuje wiele zadań w ciągu dnia, dzięki czemu jest bardziej produktywny oraz lepiej rozwija się zawodowo. Czasami poczucie wysokiej produktywności może być wyolbrzymione i iluzoryczne. Niemniej wysoka motywacja wpływa na większe zaangażowanie pracownika w realizowane zadania. Wielozadaniowość ma zatem zarówno złe, jak i dobre strony. Chcąc czerpać jak najwięcej korzyści z multitaskingu, warto nauczyć się efektywnego planowania zadań, kolejności ich wykonywania i nadawania im priorytetów oraz prawidłowego przerywania pracy nad jednym zadaniem. Szkolenia z zakresu multitaskingu i zarządzania czasem pracy mogą w tym pomóc.